Ön Muhasebe Etibas'ta: Fatura, Cari, Kasa ve KDV Artık Aynı Panelde

Kısaca: Ne Değişti?

Etibas'a Ön Muhasebe modülü eklendi ve tüm hesaplara açıldı. Artık satış, alış ve gider faturalarınızı panelden kesip GİB'e gönderebilir, size gelen e-Faturaları tek tıkla defterinize alabilirsiniz. Cari hesaplar, kasa-banka, çek-senet, stok ve KDV raporu da aynı panelde duruyor. Yani ön muhasebe için ayrı bir program kullanıyorsanız, artık kullanmak zorunda değilsiniz.

Modül hesap bazında açılıyor: siz Muhasebe Ayarları'ndan "Aktif Et" demeden defterinize hiçbir kayıt yazılmıyor. Ayrıntılı özellik listesi için Ön Muhasebe sayfasına göz atabilirsiniz.

Neden Ayrı Bir Ön Muhasebe Programı Yorucu?

Pazaryerinde satış yapan bir işletmenin ön muhasebesi, klasik bir esnafınkinden farklı çalışır. Günde yüzlerce sipariş düşer, her birinin faturası kesilir, pazaryeri size ay sonunda komisyon faturası gönderir, tedarikçileriniz ayrıca e-Fatura keser. Bu belgelerin hepsi ayrı bir programda tutulduğunda üç sorun doğar.

Birincisi veri taşıma. Sipariş verisi bir panelde, fatura başka bir panelde durur. İki taraf arasında sürekli aktarım, dışa aktarma veya elle giriş yapılır. Aktarımın bozulduğu gün fark edilmezse ay sonunda rakamlar tutmaz.

İkincisi gelen faturalar. Tedarikçinizden gelen bir e-Faturanın hangi siparişinize ait olduğunu bulmak, sipariş verisini görmeyen bir muhasebe programında elle yapılan bir iştir. Kalem kalem karşılaştırmak zaman alır; mükerrer veya yanlış fatura kolayca gözden kaçar.

Üçüncüsü maliyet. Entegrasyon programının üstüne bir de ön muhasebe aboneliği ödemek, özellikle yeni başlayan satıcılar için gereksiz bir kalem.

Ön Muhasebe Modülünde Neler Var?

Fatura kesme ve e-Belge gönderimi

Satış, alış ve gider faturalarınızı tek ekranda düzenlersiniz. Alıcının VKN veya TCKN'sini girdiğinizde GİB'e mükellef sorgusu yapılır; unvan, vergi dairesi ve adres otomatik dolar. Belgenin e-Fatura mı e-Arşiv mi olacağına da bu sorgunun sonucuna göre sistem karar verir — ikisi arasındaki farkı hatırlamak isterseniz e-Fatura ve e-Arşiv rehberimiz konuyu ayrıntılı anlatıyor.

Belgeler GİB'e sizin kendi e-belge entegratör hesabınız üzerinden çıkar. Kontör sizin entegratörünüzden düşer; Etibas belgeyi hazırlayıp gönderir, araya girmez, kontör satmaz. Zaten bir entegratörünüz varsa onu kullanmaya devam edersiniz.

Fatura ekranında ayrıca iade faturası oluşturma, mevcut bir faturayı kopyalayarak yenisini kesme, çoklu para birimi ve kur desteği, etiketleme ve arşivleme, Excel ile toplu fatura yükleme gibi işler var. Faturanın PDF'ini müşterinize doğrudan panelden e-posta ile gönderebilirsiniz.

Gelen e-Fatura kutusu

Burası modülün en çok vakit kazandıran tarafı. Tedarikçilerinizden ve pazaryerlerinden gelen e-Faturalar panelin içindeki gelen kutusunda listelenir; yeni belge sayısı menüde rozet olarak görünür. Belgeyi açtığınızda kalemlerini, KDV kırılımını ve PDF'ini görürsünüz, ticari faturalarda kabul, red veya iade yanıtını buradan verirsiniz.

"İçeri Al" dediğinizde kalemler ürün kartlarınızla, gönderici de cari kartınızla eşleştirilmiş bir alış faturası taslağı açılır. Asıl fark şu: fatura satırlarının hangi siparişinize ait olduğu bulunup işaretlenir. Karşılığı olmayan bir kalem varsa uyarılırsınız — yanlış veya mükerrer fatura deftere girmeden yakalanır. Aynı belge ikinci kez içeri alınamaz.

Bu bağ, ancak faturayı kesen sistemle siparişi gören sistem aynı olduğunda kurulabilir. Ayrı bir programda aynı işi elle yaparsınız.

Cari hesaplar ve ekstre

Aynı vergi numarasına sahip bir müşteriniz, Etibas'ta dört ayrı yerden gelmiş olabilir: firma kartı, B2B bayisi, mağaza üyesi veya pazaryeri müşterisi. Ön Muhasebe bunları tek cari kartında birleştirir. Cari sayfasında yürüyen bakiyeli ekstresini görür, ekstreyi Excel veya PDF olarak indirir ya da doğrudan müşteriye e-posta ile gönderirsiniz.

Geçmiş bakiyelerinizi taşımak için carilere açılış bakiyesi girebilir, mevcut cari listenizi Excel şablonuyla toplu olarak yükleyebilirsiniz.

Kasa, banka ve çek-senet

Kasa, banka ve POS hesaplarınızı tanımlar; tahsilat, ödeme ve virman fişleriyle para hareketini kaydedersiniz. Cari ve kasa hareketleri ayrı defterler değil, tek kaydın iki tarafıdır; bu yüzden "kasa şunu diyor, cari bunu diyor" tutarsızlığı oluşmaz.

Çek ve senet portföyünüz vade sırasına göre listelenir — portföyün asıl sorusu "hangi çek ne zaman" olduğu için varsayılan sıralama ekleme tarihine göre değil, vadeye göredir. Kıymet tipi, banka, cari ve durum bazında süzebilirsiniz.

Stok, depo ve gelir-gider kalemleri

Ürün ve hizmet kartları, stok hareketleri ve çoklu depo desteği var. Etibas ana kataloğunuzdaki ürünleri tek işlemle muhasebe ürün kartlarına aktarabilirsiniz. Giderlerinizi kalem bazında sınıflandırırsanız raporlar bu kırılımdan beslenir.

Önemli bir ayrım: muhasebe stoğu ile pazaryeri stoğunuz ayrı defterlerdir. Pazaryeri stoğunuz ana katalogdan yönetilmeye devam eder. Pazaryeri satışlarının muhasebe stoğundan da düşmesini isterseniz bunu ayarlardan açarsınız; alış faturalarınızı muhasebeye girmiyorsanız stok sürekli eksiye gideceği için bu seçenek varsayılan olarak kapalı gelir.

Raporlar ve akıllı uyarılar

Dört rapor aynı dönem süzgeciyle çalışıyor: satış, gider, kasa-banka ve KDV. Aylık grafikler, en çok işlem yapılan ilk 10 cari ve ilk 10 ürün kırılımı hazır geliyor; KDV raporunda hesaplanan, indirilecek ve devreden tutarların yanında oran bazlı dağılım da var. KDV mantığını tazelemek isterseniz KDV hesaplama rehberimize veya ücretsiz KDV hesaplama aracımıza bakabilirsiniz.

Muhasebe ana sayfası ayrıca size iş çıkarır. GİB'e gönderilmemiş satış faturası, taslakta bekleyen belge, eksiye düşen stok veya tahsil edilmeyi bekleyen alacak varsa bunlar uyarı olarak listelenir. "Gönderilmeyen fatura resmî belge sayılmaz" gibi bir hatayı ay sonunda değil, olduğu gün görürsünüz.

Pazaryeri Faturaları Kendiliğinden İşleniyor

Ön Muhasebe'yi pazaryeri siparişlerinize bağladığınızda akış şöyle çalışır: sipariş düşer, fatura Etibas'ta kesilir, GİB'e gönderilir, PDF'i pazaryerine iletilir ve aynı anda cari hesaba, KDV ve satış raporlarına işlenir. Elle fatura girişi yoktur; ay sonu mutabakatı için ayrıca veri toplamanız gerekmez.

Bu bağlantıyı Muhasebe Ayarları'ndan tek tıkla kurarsınız — ayrı bir eklenti ekranında dolaşmaya gerek yok. Fatura listesinde hangi adın görüneceğini de siz seçersiniz (sipariş kodu, teslimat ismi, fatura ismi veya üye ismi); bu ad yalnızca listeyi okunur kılar, resmî belgeye yazılmaz.

Peki Mevcut Muhasebe Programım Ne Olacak?

Hiçbir şey. Paraşüt, Luca, Nebim V3, Akınsoft, Uyumsoft, Onso ve QNB e-Solutions entegrasyonlarımız aynen duruyor; faturalarınız kullandığınız programa aktarılmaya devam eder. Mali müşaviriniz alışık olduğu ekranda çalışır.

Tek kural şu: pazaryeri faturalarınız için aynı anda yalnızca bir muhasebe programı bağlanabilir. Ön Muhasebe'yi pazaryeri faturalarınıza bağlarsanız başka bir muhasebe eklentisi kurulu olamaz. Bu kısıt keyfi değil — iki program aynı anda bağlı olsaydı aynı fatura iki ayrı yoldan resmîleşir, mükerrer belge oluşurdu.

Yani seçim net: mevcut programınız varsa entegrasyonla devam edin, yoksa ya da bırakmak istiyorsanız Ön Muhasebe'yi kullanın.

Nasıl Başlanır?

Panelde üst menüde Muhasebe başlığını göreceksiniz. Modülü ilk kez kullanıyorsanız izlenecek yol kısa:

• Muhasebe Ayarları ekranını açın.
• e-Belge entegratörünüzü seçin ve bağlantı bilgilerinizi girin. Sorulan alanlar entegratöre göre değişir.
• "Bağlantıyı Doğrula ve Aktif Et" deyin. Bağlantı doğrulanınca modül açılır ve varsayılan kasa, depo ile gelir-gider kalemleriniz oluşturulur.
• İsterseniz aynı ekrandan pazaryeri faturalarınızı Ön Muhasebe'ye bağlayın.

Ekibinizden kimin neye erişeceğini de ayrı ayrı belirleyebilirsiniz: görme, kayıt oluşturma ve düzenleme, e-Fatura gönderme, kayıt silme ve ayar yetkileri birbirinden bağımsız verilir. Mali müşavirinize yalnız görme yetkisi verip depo ekibinize kayıt girme yetkisi tanımlayabilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

Ön Muhasebe modülü için ek ücret ödeyecek miyim?

Ön Muhasebe, Standart ve üstü paketlerin içinde yer alır; modül için ayrı bir ücret alınmaz. Ancak belgelerin GİB'e ulaşması için kendi e-belge entegratör hesabınız gerekir ve kontör o hesaptan düşer. Güncel paket içerikleri için fiyatlar sayfamıza bakabilirsiniz.

Modülü aktif edince defterime otomatik kayıt yazılır mı?

Hayır. Ön Muhasebe hesap bazında açılır; Muhasebe Ayarları'ndan "Aktif Et" demeden hiçbir kayıt oluşturulmaz. Pazaryeri faturalarının otomatik işlenmesi de ayrı bir adımdır ve ayrıca bağlamanız gerekir. Muhasebe stoğunun pazaryeri satışlarıyla düşürülmesi ise varsayılan olarak kapalıdır.

Kendi e-fatura entegratörüm olmadan kullanabilir miyim?

Hayır. Belgelerin GİB'e ulaşması için GİB onaylı bir özel entegratör hesabınızın olması gerekir. Bu hesap size aittir, kontör oradan düşer; Etibas yalnızca belgeyi hazırlayıp entegratörünüz üzerinden gönderir. Entegratör bağlantısı eklenti mimarisiyle çalıştığı için desteklenen entegratör listesi zamanla genişler; hangi entegratörle çalıştığınızı destek ekibimize iletirseniz durumu netleştirebiliriz.

Gelen e-Faturamı deftere almak ne kadar sürüyor?

Gelen kutusundan belgeyi açıp "İçeri Al" demeniz yeterli. Kalemler ürün kartlarınızla, gönderici cari kartınızla eşleştirilmiş bir alış faturası taslağı açılır; ayrıca fatura satırlarının hangi siparişinize ait olduğu bulunup işaretlenir. Taslağı gözden geçirip kaydedersiniz. Kaydetmeden çıkarsanız arkanızda yetim bir kayıt kalmaz, aynı belge ikinci kez de alınamaz.

Mevcut cari ve ürün kayıtlarımı nasıl taşırım?

Cari, ürün, depo ve fatura kayıtlarını Excel şablonuyla toplu olarak yükleyebilirsiniz. Ayrıca Etibas ana kataloğunuzdaki ürünleri tek işlemle muhasebe ürün kartlarına aktarabilirsiniz. Geçmiş bakiyeleriniz için carilere açılış bakiyesi girmeniz yeterli.

Muhasebe stoğu pazaryeri stoğumu etkiler mi?

Varsayılan olarak hayır; ikisi ayrı defterlerdir. Pazaryeri stoğunuz ana katalogdan yönetilmeye devam eder. Pazaryeri satışlarının muhasebe stoğundan da düşmesini isterseniz bu seçeneği ayarlardan açabilirsiniz, ancak alış faturalarınızı muhasebeye girmiyorsanız stok sürekli eksiye gideceği için açmadan önce iki tarafı da beslediğinizden emin olun.

Mali müşavirime erişim verebilir miyim?

Evet. Muhasebe yetkileri beş ayrı başlıkta verilir: görme, kayıt oluşturma ve düzenleme, e-Fatura gönderme, kayıt silme ve ayar yönetimi. Mali müşavirinize yalnızca görme yetkisi tanımlayarak defterinizi izlemesini sağlayabilir, kayıt değiştirmesini engelleyebilirsiniz.

Özetle

Ön Muhasebe, Etibas'ı "siparişi yöneten program" olmaktan çıkarıp siparişin muhasebesini de tutan program haline getiriyor. Fatura kesme ve GİB gönderimi, gelen e-Fatura kutusu, cari ve ekstre, kasa-banka, çek-senet, stok, gelir-gider kalemleri ve dört rapor artık sipariş verinizin yanında duruyor.

Modülü panelinizde Muhasebe menüsünden bulabilirsiniz. Henüz Etibas kullanıcısı değilseniz ücretsiz hesabınızı oluşturup deneyebilir, ayrıntılar için Ön Muhasebe sayfasını inceleyebilirsiniz.